(2)责任者:是指制发文件的组织或个人 ， 即文件的发文机关或署名者 。 责任者一般应按文件照录 ， 可写通用的简称 ， 如“邵东县教育局” ， 不能使用“本局”等含义不明 ， 难于判断的简称 。 联合发文填主办者和“我”(我指立档单位名称) 。 如有多个责任者 ， 可写前三个 ， 后加“等”字 。 对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件 ， 责任者可填写领导人姓名 ， 但必须用“( )”标出领导职务;未署责任者的文件 ， 编目时应考证清楚一并填写 。 另外注意 ， 文件制发者是原作者 ， 而不是编印者或翻印者 。 花名册、介绍信、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根的责任者一律为文件中印章所指的批准单位 。 无批准单位印章的以填报单位所写字样为准 。
(3)文号:填写文件制发机关的发文字号 。 文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成 ， 填写文号要照实抄录 ， 不能随意删减、省略、落字 。 如有明显错字 ， 注意改正 。 可用三排编写 ， 文号中的年度要用[ ]括起 ， 如“邵档发[2008]10号” 。 少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况 ， 注意有则有 ， 无则无 。 文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次 ， 诸如"会议文件之一"或"某刊第几期"等 。
(4)题名:即文件标题 ， 填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录 。 目录中的文件题名要写全 ， 不能随意删减、省略 ， 要做到一字不落 。 明显的错字 ， 注意改正 。 目录题名中如漏了《 》和“ ”的 ， 要增补 。 目录题名中的单位名称不能省略 ， 必须以公章为准 ， 做到一字不落 。 填写题名须注意:
档案管理编号怎么编 一、基本建设档案档号编制
在每卷基本建设档案的案卷封面和脊背上 ， 均需填写档号 。
基本建设档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页（张）号组成 。 即： 0901×× - ××× - ××× - ××× 类别号 - 项目号 - 案卷号 - 件号
二、档案类目划分原则：
1.将公司档案作为一个整体 ， 具有统一性；
2.档案来源优先原则 ， 并结合管理职能、档案内容、形成特点和载体形式；
3.档案管理继承性原则 ， 保持档案管理的待续性；
4.实行档案综合管理 ， 便于档案的管理与利用 。
三、归档文件的编号设置全宗号、类号、年度、保管期限、件号、盒号等项目 ， 并依序固化在归档章上 。 归档章的一般式样详见附件一（a） ， 需移交进馆档案的归档章式样详见附件一（b） 。
1. 全宗号 集团档案部门给各立档单位编制的代号 。 集团各立档单位全宗号由集团办公室（档案馆）另行公布 。
2. 类号 归档文件的类号应按QJ 2595《航天档案类目划分与档号编制规则》执行 。 其中 ， 文书档案的类号为“01” 。
3. 年度 归档文件的形成年度 。 年度应采用公元纪年 ， 以四位阿拉伯数字表示 ， 如“1978” 。
4. 保管期限 保管期限分为“永久、长期、短期”三种 ， 代码分别为“A、B、C” ， 填写时一律采用代码 。
5. 件号 归档文件的排列顺序号 。 编写时 ， 应在同一年度、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号 。 件号分为“室编件号”和“馆编件号”两种 ， 室编件号在归档文件整理阶段编写；馆编件号在档案移交进馆进行再鉴定、再整理时根据需要编写 。 无进馆任务的立档单位可不设置馆编件号 。
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